Osakeyhtiöiden taloushallinto kuntoon – miten dokumentointi turvaa lainmukaisen kirjanpidon?

Pien- ja mikroyritysten täytyy vähimmillään esittää tilinpäätökseen liittyen siten kuin kirjanpitolaissa säädetään, ja tämän lisäksi varsinaisen yhtiökokouksen tehtävänä on kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä vahvistaa tilinpäätös, päättää vastuuvapaudesta hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle sekä tehdä päätös osingonjaosta ja siitä, minkä verran taseen osoittamasta voitosta kirjataan edellisten tilikausien voittovarojen tilille myöhempiä investointeja tai seuraavaa osingonjakoa varten. Tehdyt päätökset täytyy dokumentoida yhtiökokouspöytäkirjaan. Varsinainen yhtiökokous on käytännösssä ainoa pakollinen kokous, joka osakeyhtiössä on vuosittain, olosuhteista riippumatta pidettävä ja dokumentoitava. Tämän kirjoituksen tarkoitus ei kuitenkaan ole kertoa varsinaisesta yhtiökokouksesta ja siihen liittyvistä lakisääteisistä ja mahdollisista yhtiöjärjestyksen määräämistä yksityiskohdista.

Kirjoituksen tarkoituksena on sen sijaan muistuttaa siitä dokumentoinnista, jota pien- ja mikroyrityksissä hyvin harvoin tehdään. Yllä kerrotun varsinaisen yhtiökokouksen lisäksi pidetään yleensä vuosittain yksi hallituksen kokous ja tästä tehdään pöytäkirja. Useimmiten vuoden ainoa hallituksen kokous liittyy tilikauden päättymiseen ja pöytäkirjaan kirjataan lähinnä tilinpäätöksen alustava käsittely ja hallituksen esitys osingonjaosta, jonka varsinainen yhtiökokous yleensä sellaisenaan hyväksyy. Pien- ja mikroyrityksissä hallitus ja osakkeenomistajat ovat usein samoja henkilöitä ja tämän vuoksi vuoden ainoakin hallituksen kokous saattaa jäädä pitämättä ja näin ollen tilikauden dokumentoinniksi jää lakisääteiset tilinpäätös liitetietoineen ja varsinaisen yhtiökokouksen pöytäkirja. Lainsäätäjän silmissä tämä riittää ja osakeyhtiön hallitus on toiminut riittävällä tarkkuudella. Ainakin siihen saakka, kun asiat ovat hyvin.

Lakisääteisen ja täten pakollisen dokumentoinnin lisäksi osakeyhtiön hallituksen olisi tärkeää dokumentoida tehtyjä päätöksiä, niiden perusteluja ja tilikauden tapahtumia laajemminkin. Kun tehtyjä päätöksiä ja erityisesti niiden perusteluja dokumentoidaan, hallitus turvaa omaa asemaansa tilanteessa, jossa yhtiön toimintaa täytyy syystä taikka toisesta tutkia tarkemmin. Yleensä nämä tilanteet liittyvät verotarkastukseen, konkurssitilanteeseen tai tilintarkastukseen, joista viimeksi mainitun jokaisen osakeyhtiön on toimitettava, kun tietyt numeraaliset rajat ylitetään. Verotarkastuskin voi osua kenen kohdalle tahansa, milloin tahansa ja silloin kaikki aiempien vuosien aikana tehdyt toimet tulee voida todentaa riittävällä tarkkuudella yksinkertaisimmillaan niin matkasuunnitelmiin ja -laskuihin kuin ajopäiväkirjoihin liittyen mutta myös muut tehdyt päätökset, niiden perustelut ja liiketoimet kannattaa dokumentoida; sillä vaikka osakeyhtiölain 1. luvun 5 §:ssä määrätään, että osakeyhtiön toiminnan tarkoituksena on tuottaa voittoa osakkeenomistajille, jollei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin, jää tämä kirjaus vaille käytännön vaikutuksia viimeistään tilanteessa, jossa yritystoiminta joudutaan lopettamaan konkurssimenettelyn kautta. Tässä kohtaa käytännössä ainoat osakeyhtiön hallituksen tehtävät, joita arvioidaan, on velkojien tasavertainen kohtelu ja yhtiön varojen käyttö ajalta ennen yritystoiminnan päättymistä. Osakeyhtölakiin oltaisiinkin aivan hyvin voitu kirjata, että osakeyhtiön toiminnan tarkoituksena on suoriutua veloistaan ja vastuistaan, sillä tämä on viimekädessä ainoa asia, jolla on oikeudellista merkitystä, ja josta voi olla myös henkilökohtaisia seuraamuksia hallituksen jäsenille. Kannattaa pitää mielessä, että jokaisella yrityksellä on elinkaarensa; yritystoiminta alkaa ja se myös eräänä päivänä päättyy, tavalla tai toisella ja siihen kannattaa varautua toiminnan alusta lähtien useastakin eri syystä. Yritysten elinkaaresta lisää täällä.

Dokumentoinnilla todennetaan tehtyjen päätösten taustoja. Jälkikäteen virheellisiksi osoittautuneet ja yritystoiminnan päättymiseenkään johtaneet toimet eivät ole lainvastaisia eikä niistä koidu hallituksen jäsenille henkilökohtaisia vastuita, jos päätökset on dokumentoitu perusteluineen hyvin. Perusteluista on käytävä ilmi ne olosuhteet, joissa toimittiin ja mitä päätöksillä oli tarkoitus saavuttaa. Asiat näyttävät useimmiten jälkikäteen arvioituina hyvin erilaisilta kuin olosuhteet olivat päätöksenteon hetkellä. Dokumentoinnin tarkoitus on nimenomaan kuvata sen hetkisiä olosuhteita ja tavotteita. Hallituksen kokouksia olisi suotavaa pitää ja tehdä näistä pöytäkirjat vähintään neljä kertaa vuodessa tai useamminkin, jos yhtiöllä on sen kaltaisia toimia, joita olisi hyvä kirjata muistiin myöhempään käyttöä varten. Hallituksen kokouksia olisi järkevää pitää muutaman kerran vuodessa vaikka mitään sen ihmeellisempä tapahtumia tilikaudella ei olisikaan. Jokaisella yrityksellä on joka tapauksessa jonkinlaisia tavotteita ja näitä olisi hyvä kirjata pöytäkirjoille muistiin; mitä tavoitellaan ja miten tavoitteisiin on tarkoitus päästä. Säännöllinen dokumentointi antaa ulkopuolisille toimijoille ammattimaisen ja asiantuntevan kuvan yhtiön hallinnosta ja johtamisesta mutta dokumentointi pitää myös yhtiön hallituksen toiminnan fokuksen kristallin kirkkaana, kun asioita oikeasti pysähdytään säännöllisesti miettimään ja kirjaamaan pöytäkirjoille.

Ole vain rohkeasti yhteydessä, jos voimme olla avuksi. Yhteystiedot löydät täältä.

Pro-Ratio Ekonomipartner, taloushallintoa ammattitaidolla. Tilitoimistopalvelut koko Suomessa.