Voiko polttoaineen laittaa firman piikkiin?
Polttoainekustannusten käsittely osakeyhtiössä: Vähennyskelpoisuus verotuksessa ja arvonlisäveron vähennys
Osakeyhtiössä polttoainekustannusten käsittelyyn liittyy useita verotuksellisia näkökulmia. On tärkeää ymmärtää, milloin polttoainekulut voidaan laittaa "firman piikkiin", milloin ne ovat vähennyskelpoisia verotuksessa ja milloin arvonlisäveron voi vähentää.
Polttoainekulut ja yritystoiminta
Ensimmäinen askel on varmistaa, että polttoainekustannukset liittyvät suoraan yritystoimintaan. Tämä tarkoittaa sitä, että polttoainetta on käytetty yrityksen omistamissa tai vuokraamissa ajoneuvoissa liiketoiminnan tarpeisiin kuten asiakaskäynteihin, tavaroiden kuljetuksiin tai muihin yrityksen toimintaan liittyviin matkoihin.
Polttoainekulujen vähennyskelpoisuus verotuksessa
Polttoainekulut ovat vähennyskelpoisia verotuksessa, kun ne liittyvät yritystoimintaan. Tämä tarkoittaa sitä, että yritys voi vähentää nämä kulut tuloverotuksessa, mikä pienentää yrityksen verotettavaa tuloa.
Käytännössä polttoainekulut kirjataan kirjanpidossa liiketoiminnan kuluksi. On tärkeää pitää tarkkaa kirjaa polttoaineostoista, säilyttää kuitit ja kirjata polttoaineen käyttöajankohta ja käyttötarkoitus.
Arvonlisäveron vähentäminen polttoaineostoista
Arvonlisäverolain mukaan yritys voi vähentää polttoaineostoista maksetun arvonlisäveron, jos polttoainetta on käytetty liiketoiminnan tarkoituksiin. Tämä edellyttää, että:
Polttoaine on ostettu yrityksen nimiin ja siitä on saatu asianmukainen kuitti tai lasku, jossa on eritelty arvonlisävero.
Polttoaineen käyttö liittyy suoraan yrityksen arvonlisäverolliseen liiketoimintaan.
Jos polttoaine on käytetty osittain yksityisiin matkoihin, vain liiketoimintaan liittyvä osuus on arvonlisäveron vähennyksen piirissä. Tällöin yrityksen tulee tehdä suhteellinen jako yksityisen ja liiketoimintaan liittyvän käytön välillä ja vähentää arvonlisävero vain liiketoimintaan liittyvästä osuudesta.
Kirjanpito ja dokumentaatio
Polttoainekulujen vähennyskelpoisuuden ja arvonlisäveron vähennyksen kannalta on olennaista pitää hyvä kirjanpito ja dokumentaatio. Tämä sisältää:
Säilyttää kaikki polttoainekuitit ja laskut.
Kirjata ajopäiväkirjat, joista ilmenee ajomatkat ja niiden tarkoitus.
Pitäytyä selkeässä erottelussa liiketoiminnan ja yksityisen käytön välillä.
Dokumentaatio ja kirjanpito
Kuitit ja laskut: Säilytä kaikki polttoainekuitit ja laskut kirjanpidossa.
Ajopäiväkirja: Pidä tarkkaa ajopäiväkirjaa, jossa kirjataan jokainen ajomatka, sen tarkoitus ja ajetut kilometrit. Tämä auttaa erottamaan liiketoiminnan ja yksityisajot.
Selkeät erottelut: Erota selkeästi liiketoiminnan käyttö ja yksityiskäyttö erityisesti henkilö- ja pakettiautojen osalta.
Verotusarvot: Huomioi yksityisajojen osalta syntyvät verotusarvot ja kirjaa ne asianmukaisesti palkanlaskentaan.
Verotuskäytännöt
Tulovero: Liiketoimintaan liittyvät polttoainekulut vähennetään yrityksen verotuksessa, mikä pienentää yrityksen verotettavaa tuloa.
Arvonlisävero: Arvonlisävero vähennetään arvonlisäverolliseen liiketoimintaan käytetystä polttoaineesta. Yksityiskäyttöä vastaava osuus on erotettava ja sitä ei saa vähentää arvonlisäverossa (eikä myöskään siltä osalta, joka on yritystoiminnan arvonlisäverotonta toimintaa).
Esimerkki ajopäiväkirjasta
Ajopäiväkirjan tulisi sisältää ainakin seuraavat tiedot:
Päivämäärä
Lähtö- ja saapumisaika
Lähtö- ja saapumispaikka
Ajettu reitti
Matkan tarkoitus (esim. asiakaskäynti, tavarakuljetus)
Ajetut kilometrit
Matkamittarilukema ajon alkaessa ja päättyessä
Hyvin ylläpidetty ajopäiväkirja ja tarkka dokumentaatio varmistavat, että polttoainekulujen vähennyskelpoisuus ja arvonlisäveron vähennykset voidaan perustella verottajalle tarvittaessa. Tässä voi olla järkevää hyödyntää automaatiota, jolla vähennetään manuaalista työtä ja minimoidaan virheiden mahdollisuus.
Yhteenveto
Polttoainekulut voidaan laittaa "firman piikkiin" ja ne ovat vähennyskelpoisia verotuksessa, jos ne liittyvät yritystoimintaan. Arvonlisävero voidaan vähentää polttoaineostoista kunhan polttoaineen käyttö liittyy yrityksen verolliseen liiketoimintaan ja tarvittava dokumentaatio on kunnossa. Huolellinen kirjanpito ja tarkka dokumentointi ovat avainasemassa näiden vähennysten hyödyntämisessä.
Ole vain rohkeasti yhteydessä, jos voimme olla avuksi. Yhteystiedot löydät täältä.
Pro-Ratio Ekonomipartner, taloushallintoa ammattitaidolla. Tilitoimistopalvelut koko Suomessa.